Leia seus emails de forma mais produtiva

A maioria das pessoas costuma reclamar do fato de ter muitos emails para ler e como nunca conseguem ler todos. Na maioria dos gerenciadores de email, como o Mail do Mac, existem recursos que procuram tornar isto possível, eu, pessoalmente uso muito um deles, o Smart Mailboxes, e crio várias caixas inteligentes com suas regras, aqui vão algumas dicas:

• Clique em Mailbox, depois em New Smart Mailbox…, escolha um nome, e as regras.
• Como exemplo, tenho uma caixa de entrada: “Acadêmico” , com as regras Messages that any of the following conditions:, Any Recipient Contains: 'nome da faculdade'.
• Que tal criar uma caixa para uma pessoa específica? As vezes a pessoa quer ter uma leitura mais intima… nada de emails do trabalho juntos dos dela, para isso, é só criar uma com a regra: From Is equals to email@dominio.com.br.
• Outro bom conjunto de regras, é criar uma caixa que junte todas as mensagens não lidas em um certo intervalo de tempo, tenho uma assim: Messages that all of the following conditions: "Message is unread", e criei uma segunda condição (clicando no ícone com um +) que é Date Received Is in the last 7 days.

Um dos gerenciadores de emails mais usados no mundo é o Gmail (sim, ele é um), o Google está sempre criando novos recursos e procurando melhorar a produtividade na leitura dos mesmos, no último mês lançou a Priority Inbox no Gmail. Como isso funciona? Basicamente, separa os itens mais importantes para a sua leitura utilizando a mesma tecnologia aplicada na separação das mensagens para a caixa de Spam:

• Quem te enviou o email: Se você envia muitas mensagens para o John Appleseed, então as mensagens enviadas por ele serão marcadas como importantes
• Assuntos: Se você costuma ler emails de um certo assunto, ele será marcado como importante.
• Ações do usuário: se você costuma responder os emails, marcar com estrela, arquivar ou deletar, o sistema toma como mais importantes as semelhantes às que você marca como estrela ou responder mais importantes que as que você deleta ou arquiva antes de ler.

Se você tem medo do Google e diz que ele é a Skynet, não precisa se preocupar, nenhum humano terá acesso aos seus emails (só máquinas).

Para ajudar mais ainda na precisão da sua caixa de prioridade, o Google adicionou botões para aumentar ou diminuir a prioridade de cada mensagem.

Outro recurso do Gmail que gosto de usar é a parte de importação de emails, assim, posso usar vários outros a partir do Gmail, aí você pensa: “espera aí, mas misturar não vai deixar uma bagunça?”, não, no Gmail você pode criar rótulos (semelhante as caixas de entrada inteligentes do Mail do Mac), assim, além de importar os outros emails, ponho regras em todos da seguinte forma:

• Clique em Settings na parte superior direita da página do Gmail, Accounts and import, adicione seus outros emails em import mail & Contacts e siga os passos que aparecerão na tela, adicione os em Send Mail as e em Check Mail using POP3, pronto, seus emails agora estão configurados.
• Os rótulos existem para manter seus emails organizados, você pode criá-los com regras de forma semelhante a que expliquei no Mail no começo deste artigo, e, gosto de criar alguns para separar os emails adicionados no item anterior da seguinte forma: Clica em Filters, Create a new filter e em to escreva o email que deseja e faça as suas escolhas.

Com isso, consigo ficar em dia em todos os meus emails, espero que um dos métodos deste artigo se encaixe em suas necessidades, até o próximo.